1980-1999年，文件型辦公自動化。早的辦公自動化從Lotus12-3、WPS、MSOffice等單機版的辦公應用軟件開始，實現(xiàn)了由手工辦公到電腦辦公的轉變，在當時被稱作“無紙化辦公”。一方面實現(xiàn)了企業(yè)的信息交流和共享，另一方面建立了企業(yè)審批及流程雛形，從而形成了OA的概念。
門戶技術是整合了內容與應用程序、隨意創(chuàng)作統(tǒng)一的協(xié)同工作場所的一門新興技術。信息門戶技術提供了個性化的信息集成平臺和可擴展的框架，能夠根據(jù)需要進行的信息資源整合，使應用系統(tǒng)、數(shù)據(jù)內容、人員和業(yè)務流程實現(xiàn)互動。在辦公自動化系統(tǒng)中，門戶網站和門戶系統(tǒng)是兩種常見的表現(xiàn)形式，例如根據(jù)企業(yè)需求建立的企業(yè)門戶系統(tǒng)，運用不同技術建立的基于門戶技術的電子辦公系統(tǒng)，及根據(jù)不同需要建立的門戶網站等。
信息資源的共享是辦公自動化系統(tǒng)的一個重要內容。為提高辦公自動化效率，需要建設統(tǒng)一、安全、的
信息資源共享交換平臺。信息交換平臺由集中部署的數(shù)據(jù)交換服務器及各種數(shù)據(jù)接口適配器構成，提供一整套規(guī)范、、安全的數(shù)據(jù)交換機制，解決數(shù)據(jù)采集、更新、匯總、分發(fā)、一致性等數(shù)據(jù)交換問題，解決按序查詢、公共數(shù)據(jù)存取控制等問題。
數(shù)字化、網絡化、信息化是辦公自動化發(fā)展的潮流，而多維度、多領域的“協(xié)同辦公”是辦公自動化發(fā)展的新方向。簡單來說，協(xié)同工作就是由多人互相配合完成同一工作目標，照此理解，為實現(xiàn)辦公自動化中各業(yè)務信息的交流、組合以及信息共享等方式都可看作是協(xié)同辦公。
與過去對紙質文件的審閱方式相比，通過OA系統(tǒng)處理收發(fā)文件及共享信息資源可以節(jié)省大量紙張，降低辦公成本。領導可直接在OA系統(tǒng)上閱讀、審批和修訂電子文件，并保留閱讀和修改的痕跡，解決了過去因反復修改文件草稿而浪費大量紙張的問題，而且，電子文件在OA系統(tǒng)上可同時向多人傳閱，縮短了文件傳閱的周期，杜絕了紙質文件丟失的可能性。
OA系統(tǒng)中的公用文檔、公共信息和通知公告等功能模塊是各部門共享信息資源的平臺，員工可通過OA系統(tǒng)及時了解全院的新信息，有利于部門之間的溝通與合作。OA系統(tǒng)上強大的條件檢索功能為員工快速查找文件資料提供了的便利，解決了過去花費大量時間翻查紙質文件的問題，從而提高搜集文件資料的效率。
OA系統(tǒng)能及時有效地監(jiān)控各個部門、各位員工的日程安排、辦文情況以及會議室、車輛和辦公用品的使用情況，并具有催辦督辦和自動提醒的功能，一方面防止了延誤業(yè)務辦理時間的情況，另一方面有利于管理員的全局監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)問題并及時協(xié)調解決。此外，在OA系統(tǒng)上處理的流程步驟都留有審批痕跡，具有可追溯性，方便日后的查閱和管理。
在企業(yè)的行政管理中，應用辦公自動化系統(tǒng)，可以將行政審批與文件的流轉相集成，利用辦公自動化系統(tǒng)來實現(xiàn)財務、會議、后勤、人事等一系列的行政管理工作，如在日常行政工作中的用車派車、員工考勤等，只要登錄自動化辦公系統(tǒng)就可以方便快速的處理，不僅提高了行政部門的工作效率和管理水平、也使財政部門的工作變得更加方便快捷。
在如今網絡和信息的時代，用戶往往需要花費很多的時間和力氣去進行業(yè)務數(shù)據(jù)的處理。在面臨的數(shù)據(jù)量都時候，假如辦公軟件需要幫助用戶去做BI和智能商業(yè)分析一些基本的工作，使用辦公自動化系統(tǒng)可以發(fā)現(xiàn)一些也許不起眼的商業(yè)機會，而這樣的機會都是可遇不可求的，工作績效將會被提高，這對于用戶來說是的好處。
所屬分類：軟件開發(fā)/系統(tǒng)軟件
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