招標(biāo)文件按照功能作用可以分成三部分：
一是招標(biāo)公告或投標(biāo)邀請(qǐng)書、投標(biāo)人須知、評(píng)標(biāo)辦法、投標(biāo)文件格式等，主要闡述招標(biāo)項(xiàng)目需求概況和招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)規(guī)則，對(duì)參與項(xiàng)目招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)各方均有約束力，但一般不構(gòu)成合同文件；
二是工程量清單、設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和要求、合同條款等，全面描述招標(biāo)項(xiàng)目需求，既是招標(biāo)活動(dòng)的主要依據(jù)，也是合同文件構(gòu)成的重要內(nèi)容，對(duì)招標(biāo)人和中標(biāo)人具有約束力；
三是參考資料，供投標(biāo)人了解分析與招標(biāo)項(xiàng)目相關(guān)的參考信息，如項(xiàng)目地址、水文、地質(zhì)、氣象、交通等參考資料。

闡明需要采購(gòu)貨物或工程的性質(zhì)，通報(bào)招標(biāo)程序?qū)⒁罁?jù)的規(guī)則和程序，告知訂立合同的條件。招標(biāo)文件既是投標(biāo)商編制投標(biāo)文件的依據(jù)，又是采購(gòu)人與中標(biāo)商簽定合同的基礎(chǔ)。因此，招標(biāo)文件在整個(gè)采購(gòu)過程中起著至關(guān)重要的作用。招標(biāo)人應(yīng)十分重視編制招標(biāo)文件的工作，并本著公平互利的原則，務(wù)使招標(biāo)文件嚴(yán)密、周到、細(xì)致、內(nèi)容正確。編制招標(biāo)文件是一項(xiàng)十分重要而又非常繁瑣的工作，應(yīng)有有關(guān)參加，必要時(shí)還要聘請(qǐng)咨詢參加。

招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)面對(duì)的是采購(gòu)單位對(duì)自己的項(xiàng)目了解程度差異非常大，再加上采購(gòu)項(xiàng)目門類繁多，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)編制招標(biāo)文件前就要對(duì)采購(gòu)單位狀況、項(xiàng)目復(fù)雜情況、具體要求等所有需求有一個(gè)真實(shí)全面的了解。

在編招標(biāo)文件時(shí)應(yīng)該考慮的都要考慮到，即使當(dāng)時(shí)不能確定具體要求，也應(yīng)把考慮到的要求提出來(lái)。想到了，但不能確定的也應(yīng)該把想到了的提出來(lái)，讓投標(biāo)者根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)來(lái)建議。

殊不知，有時(shí)一個(gè)細(xì)微疏漏，就可能造成被動(dòng)局面，比如只注意設(shè)備的技術(shù)性能而忽略其整體幾何尺寸，后設(shè)備可能進(jìn)不了廠房的門，進(jìn)了門可能又沒有適合的面積來(lái)安裝調(diào)試；考慮報(bào)價(jià)要求時(shí)可能對(duì)設(shè)備報(bào)價(jià)都提出了要求，偏偏把分項(xiàng)報(bào)價(jià)忽略了，這都會(huì)給實(shí)際工作帶來(lái)困難。
合理是指采購(gòu)人提出技術(shù)要求、商務(wù)條件依據(jù)充分并切合實(shí)際。技術(shù)要求根據(jù)可行性報(bào)告、技術(shù)經(jīng)濟(jì)分析確立，不能盲目提高標(biāo)準(zhǔn)、提高設(shè)備精度等，否則會(huì)多花不必要的錢。合理的特殊要求，可在招標(biāo)文件中列出，但這些條款不應(yīng)過于苛刻，更不允許將風(fēng)險(xiǎn)全部轉(zhuǎn)嫁給中標(biāo)方。由于項(xiàng)目的特殊要求需要提供出合同條款，如支付方式、售后服務(wù)、質(zhì)量、主保險(xiǎn)費(fèi)及投標(biāo)企業(yè)資格文件等，這部分要求的提出也要合理。驗(yàn)收方式和標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)采用我國(guó)通用的標(biāo)準(zhǔn)，或我國(guó)承認(rèn)的國(guó)外標(biāo)準(zhǔn)、歐洲標(biāo)準(zhǔn)等。